Cara Menulis Surat Dinas dengan Baik dan Benar

Cara Menulis Surat Dinas dengan Baik dan Benar

Cara Menulis Surat Dinas dengan Baik dan Benar

Cara Menulis Surat Dinas dengan Baik dan Benar
Cara Menulis Surat Dinas dengan Baik dan Benar

Menulis Surat Dinas

Menurut jenisnya surat dibagi 2 yaitu surat dinas dan surat pribadi. Pada pelajaran lalu kalian telah mengenal surat pribadi. Surat pribadi merupakan surat yang ditujukan kepada pihak lain yang isinya merupakan masalah pribadi.

Misalnya, surat izin tidak masuk kerja, surat lamaran pekerjaan, surat kepada sahabat, dan lain-lain. Adapun, yang dimaksud dengan surat dinas adalah surat dari suatu instansi yang ditujukan ke instansi lain dan berisi masalah kedinasan. Agar lebih jelas.

Surat dinas merupakan surat yang dikirim untuk kepentingan resmi atau kedinasan, misalnya kepentingan administrasi pemerintah, perusahaan, dan lain-lain.

Bahasa yang digunakan adalah bahara resmi atai ragam baku. Suratdinas merupakan salah satu alat komunikasi kedinasan yang penting dalam pengolaan administrasi. Contohnya pemberitahuan, penjelasan, permintaan, pernyataan pendapat instansi lainnya dan dari instansi kepada perseorangan atau sebaliknya.

Bagian surat dinas biasanya terdiri atas

  1.  Kepala surat,
  2.  Tanggal,
  3.  Nomor,
  4.  Alamat tujuan,
  5.  Salam pembuka,
  6.  Isi surat,
  7.  Salam penutup,
  8.  Pengirim surat,
  9.  Tembusan,
  10.  Inisial.

 

Adapun penulisannya adalah sebagai berikut :

a. Kepala Surat

Kepala surat terdiri atas

  1.  Nama instansi,
  2.  Alamat lengkap,
  3.  Nomor telepon,
  4.  Nomor kotak pos,
  5.  Alamat kawat,
  6.  Lembaga atau logo.

Nama instansi ditulis dengan huruf kapital dilengkapi dengan telepon, kotak pos, alamat kawat dan email bila ada.

b. Tanggal Surat

Tanggal surat ditulis dengan angka. Sebelum tanggal, tidak dicantaumkan nama kota karena nama kota itu sudah tercantum pada kepala surat. Nama bulan ditulis dengan huruf dan tidak boleh disingkat, misalnya November bukan Nov.

c. Nomor, Lampiran, Hal atau Prihal

Huruf kapital dipakai di awal penulisan nomor, lampiran, dan hal diikuti oleh tanda titik dua yang ditulis ke bawah sesuai dengan panjang pendeknya ketiga kata itu. Kata Nomor dan Lampiran boleh disingkat menjadi No.

Dan Lamp. Penulisan nomor surat dan kode yang dibatasi garis miring ditulis tanpa spasi dan tidak diakhiri tanda titik atau tanda hubung.

Contoh penulisan nomoe dan kode surat yang benar :

  • Nomor     : 10/U/SMP/2013
  • No.          : 10/U/SMP/2013

d. Alamat Tujuan

Penulisan alamat surat dua macam  yaitu ditulis sebelah kanan  atas dibawah tanggal surat dan disebelah kiri atas dibawah bagian hal atau sebelum salam pembuka.

Untuk penulisan alamat surat perlu diperhatikan hal berikut.

  1. Penulisan nama dan alamat penerima surat diawali huruf kapital.
  2. Untuk menyatakan yang terhormat  pada awal nama penerima surat cukup ditulis Yth. Penggunaan kata kepada sebelum kata Yth. Tidak diperlikan karena kata kepada dipakai sebagai penghubung antar bagian kalimat yang menyatakan arah.
  3. Kata sapaan ibu, bapak, saudara, digunakan pada alamat surat sebelum nama penerima surat. Jika digunakan kata pada awal penerima, kata itu hendaknya ditulis penuh, yaitu Bapak. Kata saudara cukup ditulis Sdr.
  4. Kata sapaan ibu, bapak, dan Sdr. Tidak digunakan jika nama orang yang dituju bergelar akademik sebelum namanya, seperti Dr, dr, atau Ir. Atau memiliki pangkat, seperti mayor jenderal, atau kolonel.
  5. Kata  jalan pada alamat surat tidak disingkat jln, tetapi ditulis penuh, yaitu Jalan, Nama kota atau wilayah ditulis dengan huruf awal huruf kapital dan tidak digaris bawahi serta tidak diakhiri tanda baca apapun.
  6. Salam Pembuka
  7. Salam pembuka ditulis disebelah kiri dibawah alamat surat, diatas kalimat pembuka isi surat.

Contoh penulisan salam pembuka:

  • Dengan hormat,
  • Salam Pramuka

 

e. Isi Surat

Isi surat terbagi atas tiga bagian paragraf pembuka, paragraf isi, dan ketiga penutup.
Paragraf penbuka berisikan pemberitahuan, pertanyaan, pernyataan, dan permintaan.

Contoh :

  •  Kami beritahukan kepada Saudara bahwa ….
  •  Dalam rangka kegiatan sekolah ….

Isi surat harus singkat, lugas, dan jelas. Paragraf penutup berisi simpulan isi surat. Di samping itu, paragraf penutup dapat mengandung harapan penulis surat atau berisi ucapan terima kasih kepada penerima surat.

Contoh paragraf penutup :

  •  Atas perhatian bapak, kami ucapkan terima kasih.
  •  Atas perhatian dan kerja sama bapak yang baik selama ini, kami ucappkan terima kasih.
  •  Nama pengirim
  •  Salam Penutup

Penulisan salam penutup adalah sebagai berikut :

  • Hormat kami,
  • Salam takzim,

f.  Pengirim Surat

Nama pengirim dan tanda tangan surat ditulis dibawah tanda salam penutup.

Penulisan nama pengirim sebagai berikut :

  •  Penulisan nama menggunakan huruf awal huruf kapital pada setiap unsur nama.
  •  Nama jabatan dapat dicantumkan di bawah atau di atas nama pengirim.

g. Tembusan

Kata tembusan ditulis dengan huruf awal huruf kapital dan diletakkan di sebelah kiri bawah.

 

contoh surat dinas

Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS)
SMP 2 Putra Bangsa
Jalan Way Kambas 10 Lampung

Nomor       : 037/OSIS/III/2007                                                                         20 Oktober 2007
Lampiran    : Satu berkas
Hal             : Undangan

Yth. Bapak Erwin Jasman
SMP 2 Putra Bangsa
Lampung

Dengan hormat,
Dalam rangka Bulan Bahasa, OSIS SMP 2 Putra Bangsa akan mengadakan kegiatan lomba Majalah Dinding antarkelas pada tanggal 28 Oktober 2007.  Sehubungan dengan hal tersebut, kami mohon Bapak Erwin Jasman berkenan menjadi juri lomba tersebut.

Demikian permohonan ini kami sampaikan, atas perhatian Bapak kami ucapkan terima kasih.

 

Hormat kami

Ulinuha

 

Baca Artikel Lainnya: